¿Que hace falta para que un Ayuntamiento cumpla la LAECSP? (siempre que lo permitan las disponibilidades presupuestarias)
Sintéticamente y de forma coloquial: “Que a partir del 31 de diciembre de 2009, los ciudadanos puedan realizar mediante otros canales (telemático y/o telefónico), todo lo que ahora hacen en su Ayuntamiento de forma presencial”.
Por tanto, debe existir un catálogo de procedimientos (que incluya la descripción de cada procedimiento, sus requisitos, unidad tramitadora, plazos, fundamento legal y formularios correspondientes).
El catálogo debe estar publicado en Internet a disposición de los ciudadanos. Por tanto, es necesario disponer de un sitio web (Sede electrónica y/o Punto de Acceso a los Servicios Electrónicos). La información publicada sobre los procedimientos debe estar actualizada y ser veraz, y los formularios deberán estar normalizados.
También es necesario publicar electrónicamente las actuaciones generales de la Administración Local: Boletines Oficiales, tablón anuncios, decretos, edictos, etc.
Los ciudadanos tienen el derecho general de “relacionarse con las administraciones públicas por medios electrónicos” y, específicamente, “a conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean interesados”. Es decir, que la Ley no obliga a tramitar electrónicamente, sino a recibir y evacuar información por medios electrónicos.
Sin embargo, no parece buena idea mantener, paralelamente a la tramitación tradicional en papel, una aplicación donde se refleje la información que exige la LAECSP (básicamente, fase y órgano responsable) porque supone una carga de trabajo adicional que no aporta valor al trabajo del tramitador. Resulta necesario, por tanto, disponer de una aplicación de gestión de expedientes integrada, como veremos a continuación.
Los ciudadanos pueden presentar y recibir documentos electrónicos y la administración tiene la obligación de asegurar su conservación. Si a esto le sumamos el derecho de no aportar datos y documentos que ya obren en poder de la Administración, significa que resulta necesaria la implantación de un sistema de gestión documental y otro de gestión de terceros, ambos integrados con la gestión de expedientes. Aunque resulte una obviedad (no lo es económicamente), para garantizar la conservación de los documentos y la información, la infraestructura (servidores, comunicaciones, bases de datos, aplicativos, etc) deberá estar correctamente securizada, además de adecuadamente dimensionada para garantizar la disponibilidad y calidad del servicio. Es oportuno recordar, que además de la LAECSP, es necesario cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos, la Ley de Propiedad Intelectual, etc.
Para implantar un sistema de tramitación electrónica la mayor dificultad es organizativa: tiempo y recursos para afrontar el análisis y definición de los procedimientos, normalización de la documentación, formación del personal, implantación de la solución y gestión del cambio.
Para cumplir con la LAECSP es necesario abordar todos los procedimientos, pero esto puede convertirse en una “misión imposible”, es necesario elegir y priorizar los más importantes y/o frecuentes, en aplicación de la conocida “Ley de Pareto” (el 20% de las causas origina el 80% de las consecuencias).
Para soportar el flujo electrónico de la información entre la Administración y los ciudadanos, es necesario implantar un Registro telemático de entrada/salida, un sistema de Notificaciones electrónicas, un servicio de Infraestructura de Clave Pública o PKI (para la firma electrónica y validación de originales electrónicos, acreditación de identidad, etc) y un servicio de Pasarela de Pagos, todos ellos integrados con la gestión de expedientes, gestión documental y terceros. En el caso de la Pasarela de Pagos, también es necesario interoperar con los aplicativos de recaudación; el ciudadano deberá poder descargar cartas y justificantes de pago, domiciliar recibos y pagar los recibos pendientes.
Una vez enumerados los servicios telemáticos principales para poder cumplir con la LAECSP, es necesario también potenciar los denominados “canales tradicionales”: telefónico y presencial.
Con el servicio telefónico no deberán existir dificultades técnicas (se trata, tan solo, de “llevar” a la consola del operador la misma información que ya hemos sido capaces de publicar en Internet.).
En cuanto al canal presencial, la Ley establece la creación de “espacios físicos” en los que se ponga a disposición de aquellos ciudadanos que no dispongan de medios electrónicos (básicamente, ordenador y conexión a Internet), de forma libre y gratuita, de puntos de acceso para ejercer los derechos reconocidos en esta Ley, debiendo contar con asistencia y orientación sobre su utilización. Como estos puntos de acceso están llamados a crearse en las actuales oficinas de atención ciudadana, se las ha denominado Oficinas Integradas. Aquí, nuevamente, no encontramos dificultades técnicas, sino de disponibilidad presupuestaria para la prestación del servicio de asistencia.
Para terminar, sería necesario integrar funcionalidades que permitan la interoperabilidad con otras Administraciones (esta cuestión, que puede parecer difusa, pasa por la utilización de estándares y normas establecidas en cada uno de los aspectos a considerar), así como fomentar la reutilización de sistemas y aplicaciones y la transferencia tecnológica.
